OA系统使用手记(上)

banlion

　企业信息化就是以计算机应用及网络技术为手段，在企业的各个部门(生产、经营、设计、物资等)进行各种业务信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护等。其宗旨是为企业的生产、经营、管理服务，发展基础是企业的管理和运作模式，而不是计算机网络及信息技术本身。企业进行信息化建设实质上就是利用信息化先进的、智能化的技术工具来实现企业的管理目的;而且，随着信息化工作的全面展开和深入，企业在提高管理档次、提升生产率、加速资金周转方面，越来越能感受到信息化的重要性。但是，事物的发展均是伴随着痛苦前进的，企业信息化犹如事物的发展，其过程是十分复杂的、艰难的，而企业面临的将是一场深刻的甚至是痛苦的变革。

　　江阴启新纺织有限公司的信息化过程也毫不例外，此处所指的信息化主要是先从实施OA系统开始。从正式应用大连奥远新思创OA系统至今，已历时7个月，在此过程中，江阴启新的员工从不了解甚至是排斥OA到现在的日常办公都离不开OA，经历了相当长的一段时间，系统实施工作也经历了一番周折和痛苦。对于毫无信息化知识的人来说，使用OA信息系统的初期无疑是增加了其工作负担，若没有领导的大力推行，这种类似与变革的工作将面临尴尬境地。

　　所幸的是，OA是公司开源节流、信息化战略的一个步骤，一开始就受到公司高层的高度重视，实施过程中的协调工作相对容易许多，尽管实施工作非常辛苦，但是看到在OA的推动下公司整体的管理水平快速提升，颇感欣慰。

　　一、OA系统实施背景

　　1、国际行业背景

　　我国加入WTO后，国外势力给中国的纺织行业带来了巨大的冲击，受此影响，要保持企业的竞争力，中国的企业必须从自身做起，加强信息化建设，提高整体管理水平，势在必然。成功的企业信息化带来的效果，在公司内部主要体现在:它把管理人员从琐碎而繁多的工作中解脱出来，把精力投入到发现和改善业务流程中不科学、不合理的环节上来，实现管理的井井有条;同时，由于配备了先进的技术工具，使研发人员如虎添翼，产品开发周期大大缩短，设计质量明显提高;强大的计算功能和数据共享优势使生产管理可以做得更细、更敏捷。

　　2、公司背景

　　江阴启新是一家以针织胚布加工为主的港资公司，创建于2003年，公司坐落在纺织工业发达的江阴经济开发区内。它属于传统的劳动密集型纺织企业，公司的信息化水平受行业限制，大大落后于其他企业。在未上OA系统之前，江阴启新从番禺总部带来了自主定制的ERP系统支撑日常运作，但每个部门仅仅限于会使用自己日常事务中能够用到的功能，专业性较强，没有协调部门间的机制存在。

　　据调查，许多员工限于自身知识水平，对于ERP的认识是“知其然，而不知其所以然”，许多工作仍然停留在手工的、通过纸张和电话处理的水平上，中间的操作环节错综复杂，往往大部分时间里功夫都是花费在重复劳动上去，而不是主动地向软件开发商提出改善方案。再就是，公司制定了一系列规章制度，由于处于快速扩张时期，改变比较频繁，没有一个统一的发布平台，员工有时候一无所知，无所适从。第三，员工之间的交流渠道相当有限，已有的经验形不成知识与大家共享，造成在一个人身上出现过的错误，在其他人身上一出再出，究其原因，自己没有总结经验，其次没有共享其他人的知识。

　　从总体上来讲，公司的信息化水平相当的低，内外部的信息化都要加强。内部网内没有一个先进的信息发布平台，有的只是一个文件服务器，部门之间交换文件只能到文件服务器上翻找，非常之麻烦。对于平时的规章制度发布，随意性很大，而且看完之后，没有集中对比，不知道公司制度上有何变动规律。新员工进入公司之后，公司要花费很大的培训成本进行大量的培训，费时费力，基于此，公司决定建立企业内部的信息发布平台。

　　二、软件选型

　　对于企业的信息化建设来说，软件的选型至关重要，要考虑软件的优劣、性价比，还要从企业的实际出发，是一个比较复杂的过程:是采用面向中小企业的中低端产品还是应用面向高端的系统，这些都是需要考虑的重要因素。

　　根据这些原则，在选型期间，我们了解了多家软件产品，并对其优缺点、性价比进行了对比分析。

　　·北方某公司××OA系统，50个用户，价格为6万元左右，每增加一个用户加价400元左右，属于高端产品。软件本身所包含的功能及可操作性，都是面向高端企业，对于江阴启新这样信息化基础薄弱的制造加工型企业来说，选择的可能性不大。但是该软件也有优势存在:江阴市有其代理商，那么软件本身有什么需要改动的地方或者升级都是相当方便的，这是其最初进入我们视野的一大原因。

　　·北方另一家OA产品，是我们公司IT部推荐的，价格7800元，用户数无限制，而且有类似与工作助手的客户端程序，在不必打开IE浏览器的情况下，就可以发送消息等，属于低端产品，应该说还比较适合江阴启新公司的现实情况。但是，通过仔细论证及调查，发现这家公司仅仅是几个人组成的开发团队，售后服务无法得到保证。

　　·南方某地××公司，无用户限制，价格35000元，功能尚可，但系统运行速度相对较慢，综合性价比没有达到我们的期望。

　　·南方另外一家××公司，100个用户，价格15800元，集成腾讯公司的RTX即时通讯工具，赠送RTX用户数100个。其产品面向中高端，程序过于复杂，且RTX另外收费之嫌，仍然不适合。

　　·大连奥远新思创OA3000系统，采用传统的资源管理器模式，功能模块较多，用户数100个，价格为16800元(2004年初报价)。考虑江阴启新公司的实际情况，我们特别留意了增强版本:界面友好，功能较为全面，而且面向中低端企业用户，自身还提供了工作小助手性质的客户端，操作方便，实现了了公司用户间的即时沟通。提供免费下载试用45天，能够让用户充分领略产品的优劣。

　　·微软sharepoint 产品，为什么要考虑该产品呢?这主要是考虑到上半年本人在另外一家公司工作时有架构sharepoint team services 的经验。STS产品winxp自带，它可以与office xp 完美结合，相当方便。经过仔细认证，其仍然是面向高端用户的产品，而且对服务器要求较高，在即时通讯方面远不如其他OA产品。

　　·对另一知名OA系统的考察，主要是考虑到公司已经采用ERP的供应链和财务模块，而OA中提供ERP的接口，将来可以与OA进行数据共享，关键的一点:其界面友好，特别是协同工作版块构思巧妙，流程设计非常好，但其产品定位是中高端用户，不适合启新公司的当前实际状况。

　　查看了多家公司的软件产品，总结出OA产品功能模块主要包含:文件处理、事务处理、档案管理、日程处理、邮件收发、公文处理、个人考勤管理、电子报表、会议管理、车辆管理、任务管理、公司论坛、人事管理。功能的设计是基于OA的管理思想而产生的，而OA的基本思想就是:实现个人工作管理、组织管理、协同工作。

　　从功能的实用性、全面性、可操作性考虑，从企业信息化的实际情况出发，我们初步选择了大连新思创OA3000系统。